Jeżeli złożenie oferty po terminie wynika z przyczyn leżących po stronie platformy zakupowej zapewnianej przez Zamawiającego to co do zasady oferta złożona po terminie nie powinna podlegać odrzuceniu. Jeżeli jednak została ona złożona po terminie z winy wykonawcy, to powinna podlegać odrzuceniu.

Ustawa z dnia 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1605  ze zm.) – dalej p.z.p. przewiduje elektroniczną formę i postać składania ofert w postępowaniach o zamówienia publiczne. Za funkcjonowanie systemu służącego do składania ofert i zapewnienie narzędzia posiadającego właściwości spełniające kryteria ustawowe odpowiada co do zasady Zamawiający.

Tym samy „złożenie oferty po terminie” może nastąpić na skutek zarówno zaniechania Wykonawcy ale i błędu awarii systemu.

Zgodnie z art. 222 ust. 1 i 2 ustawy  p.z.p. otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.

Jak wskazało KIO w wyroku z dnia 2023-01-03, KIO 3388/22:

jeżeli w wyniku czynności sprawdzających okaże się, że przyczyna braku możliwości otwarcia zawartości korespondencji z ofertą leży po stronie wykonawcy, zamawiający może nie zakwalifikować takiej korespondencji jako złożonej oferty, uznając, że wykonawca, który taką korespondencję przesłał, nie złożył oferty. Ponowne złożenie oferty po terminie składania ofert nie jest dopuszczalne, a oferta złożona po terminie składania ofert na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 Pzp podlega odrzuceniu. Od sytuacji, w której przyczyna braku złożenia oferty, leży po stronie wykonawcy, należy odróżnić sytuację, w której problem z dostępem do zawartości korespondencji, która została przekazana przez wykonawcę w terminie składania ofert leży po stronie zamawiającego.

Jeżeli jednak oferta wpłynęła po terminie składania ofert nie wynikającej z awarii systemu teleinformatycznego wówczas zgodnie z obecnie obowiązującym art. 226 ust 1 pkt 1 ustawy p.z.p. podlega ona odrzuceniu. Zamawiający jednak powinien otworzyć ofertę złożoną po terminie. 

Na podstawie Prawa zamówień publicznych z 2004 r. ofertę złożoną po terminie Zamawiający zwracał Wykonawcy, a w przypadku zamówień o wartości równej progom unijnym lub większej czynność zwrotu oferty poprzedzał informacją o złożeniu oferty po terminie, oczekując na ewentualne wniesienie odwołania do Prezesa KIO.

Sankcja w postaci odrzucenia oferty powoduje, że to na Wykonawcy spoczywa ciężar i obowiązek właściwego przygotowania się zarówno od strony sprzętowo-aplikacyjnej, jak i – w przypadku braku dostatecznej wiedzy – od strony wsparcia informatycznego w trakcie ofertowania zwrócono uwagę w wyroku KIO z 8.04.2021 r., KIO 669/21. 

Oferta odrzucona zostaje uwzględniona w informacji z otwarcia ofert, gdyż jest ona w faktycznym posiadaniu Zamawiającego. W myśl art. 222 ust. 5 ustawy p.z.p. Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie po otwarciu ofert udostępnić na stronie www prowadzonego postępowania wraz z podstawowymi informacjami o: 

1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2) cenach lub kosztach zawartych w ofertach. 

Powyższy obowiązek udostępnienia ofert dotyczy równie oferty złożonej po terminie. Ponadto zgodnie z art. 253 ust. 1 pkt 2) ustawy p.z.p. Zamawiający jest zobowiązany do poinformowania wszystkich Wykonawców, którzy równocześnie złożyli oferty, o Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej,  podając przy tym uzasadnienie faktyczne i prawne.

Artykuł 81 ust. 1 ustawy p.z.p. zobowiązuje zamawiającego do przekazania prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych  informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach. Zamawiający powinien w informacji zawrzeć wszystkie złożone oferty czyli również te, które otrzymał po terminie składania ofert.