Od co najmniej kilku lat praktyka składania podmiotowych środków dowodowych (PŚD) wywołuje pytania po obu stronach procesu: czy wykonawca może dołączyć PŚD do oferty, a jeśli tak – jak powinien postąpić zamawiający? Poniżej przedstawiamy usystematyzowane wyjaśnienia wraz z wnioskami z najnowszych orzeczeń KIO.

Podstawa prawna – trzy kluczowe przepisy

Art. 126 ust. 1 Pzp (postępowanie unijne): Zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia PŚD w terminie nie krótszym niż 10 dni.

Art. 274 ust. 1 Pzp (postępowania krajowe): Analogiczny mechanizm wezwania do PŚD, przy czym minimalny termin wynosi 5 dni.

Art. 127 ust. 2 Pzp: Wykonawca nie musi składać PŚD, które zamawiający już posiada, jeżeli wskaże je i potwierdzi ich prawidłowość oraz aktualność.

Najnowsze orzecznictwo KIO – główne tezy

1. KIO 225/23 (8 lutego 2023 r.) – złożenie części PŚD wraz z ofertą nie narusza Pzp; zamawiający może ograniczyć wezwanie tylko do brakujących dokumentów (np. polisy).
2. KIO 587/23 (15 marca 2023 r.) – jeśli wykonawca sam złożył PŚD bez wezwania, a zamawiający dostrzeże braki w tych dokumentach, w pierwszej kolejności powinien zostać zastosowany tryb art. 126/274 uPzp (wezwanie), a dopiero następnie ewentualnie art. 128 uPzp (uzupełnienie/wyjaśnienia).
3. KIO 1869/22 (22 lipca 2022 r.) – art. 127 ust. 2 Pzp ma realne znaczenie: gdy zamawiający posiada dokumenty, a wykonawca wskaże je i potwierdzi ich aktualność, nie ma potrzeby ich ponownego składania.
4. W dominującym orzecznictwie KIO z 2024 r. (m.in. KIO 1541/24; KIO 2023/24–2025/24) wynika podkreślenie wagi prawidłowej formy PŚD i właściwego stosowania art. 128 Pzp, nie kwestionując dopuszczalności wcześniejszego (dobrowolnego) złożenia PŚD.

Jak wynika z powyższego nadal orzecznictwo KIO w przedmiotowej mierze nie jest jednolite i powoduje duże problemów praktycznych po stronie zamawiających. W takiej sytuacji rekomendujemy z ostrożności, aby wystosować do wykonawcy wezwanie obejmujące podmiotowe środki dowodowe złożone wraz z ofertą, aby wykonawca mógł potwierdzić i aktualność i prawidłowość w trybie art. 127 ust. 2 Pzp.

Kwestia „aktualności” PŚD

PŚD muszą być aktualne na dzień ich złożenia w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego. Jeżeli zostały dołączone już na etapie oferty, praktycznie warto, aby wykonawca – odpowiadając na wezwanie – jednoznacznie wskazał, które dokumenty zostały wcześniej złożone, oraz potwierdził ich aktualność i prawidłowość. Pozwala to skorzystać z art. 127 ust. 2 Pzp, bez powtarzania tych samych załączników.

Praktyczne wskazówki dla zamawiających

1) Oceń oferty i wskaż ofertę najwyżej ocenioną.

2) Wezwij wykonawcę do złożenia PŚD (art. 126 lub art. 274 Pzp) – wskaż pełny, precyzyjny katalog dokumentów.

3) Jeżeli wykonawca wcześniej dołączył PŚD do oferty, umożliw mu skorzystanie z art. 127 ust. 2 Pzp.

4) Unikaj nadmiernego formalizmu (np. żądania ponownego złożenia tego samego, prawidłowego dokumentu).

Praktyczne wskazówki dla wykonawców

• Możesz dołączyć PŚD do oferty – to dozwolone i może przyspieszyć postępowanie.

• Zadbaj o aktualność podmiotowych środków dowodowych na moment, w którym je składasz.

• Odpowiadając na wezwanie, wskaż dokładnie nazwy i lokalizacje plików złożonych wcześniej (np. „Załącznik nr 4 – KRK z 12.03.2025 r.”) i potwierdź ich aktualność.

• Jeżeli zamawiający wskaże braki, przygotuj się na uzupełnienie/wyjaśnienie w trybie art. 128 Pzp.

• Pamiętaj o wyjątkach, gdzie dokument powinien być złożony wraz z ofertą (art. 117 ust. 4, art. 118 ust. 3 Pzp).

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Po stronie zamawiających: pomijanie formalnego wezwania z art. 126/274 Pzp, gdy w ofercie są jakieś PŚD – jak wynika z dominującego stanowisko orzecznictwa KIO wezwanie i tak powinno zostać wysłane.

• Po stronie zamawiających: odrzucenie oferty bez wykorzystania art. 128 Pzp (uzupełnienie/wyjaśnienia).

• Po stronie wykonawców: złożenie PŚD „na zapas” bez pilnowania ich aktualności.

• Po stronie wykonawców: brak wyraźnego wskazania dokumentów złożonych wcześniej i potwierdzenia ich aktualności (klucz do wykorzystania art. 127 ust. 2 Pzp).

Podsumowanie

Obecnie dominuje stanowisko, iż istnieje możliwość skutecznego dołączenia PŚD do oferty, ale filarem pozostaje wezwanie z art. 126/274 Pzp. W odpowiedzi na wezwanie wykonawca może wskazać wcześniej złożone dokumenty i potwierdzić ich aktualność, co pozwala sprawnie domknąć etap weryfikacji bez zbędnego formalizmu. Zarówno zamawiający, jak i wykonawcy zyskują na trzymaniu się prostej sekwencji: wezwanie → wskazanie/aktualność → ewentualne uzupełnienie (art. 128 Pzp).