Nowelizacja z 21 maja 2025 r. wprowadza szereg zmian proceduralnych w środkach ochrony prawnej (dział IX PZP), m.in. zdalne rozprawy i posiedzenia KIO, nowe terminy i obowiązki dowodowe, uelastycznione sposoby wnoszenia pism. Zmiany w PZP zaczną obowiązywać 13 marca 2026 r. (po 9 miesiącach od ogłoszenia), przy jednoczesnych przepisach przejściowych dla spraw „w toku”.

Najważniejsze zmiany w środkach ochrony prawnej (KIO)

1) Pisma i ich doręczanie

• Obowiązek przekazywania kopii pism do KIO jednocześnie stronom i uczestnikom oraz dołączania dowodu przekazania albo oświadczenia o przekazaniu (nowe brzmienie art. 507 PZP).

• Podczas rozprawy stacjonarnej – pisma składane „na sali” muszą mieć odpisy dla stron/uczestników (art. 508 ust. 3 PZP). Podczas zdalnej rozprawy/posiedzenia – pisma wyłącznie elektronicznie, a jeżeli nie można (np. z przyczyn określonych w art. 65 ust. 1 PZP), sposób złożenia wskazuje przewodniczący (art. 508 ust. 4 PZP).

2) Zdalne rozprawy i zdalne posiedzenia

• Jawne rozprawy/posiedzenia mogą odbywać się zdalnie, jeśli pozwala na to charakter czynności i zapewniona jest pełna ochrona praw stron oraz prawidłowy tok postępowania (nowy art. 508a ust. 1 PZP).

• Skład orzekający i protokolant są na sali rozpraw; pozostali (strony/uczestnicy) mogą łączyć się zdalnie (art. 508a ust. 2 PZP).

• Prezes UZP ogłosi w BIP wymagania techniczne dla udziału zdalnego (art. 508a ust. 3 PZP).

Uwaga praktyczna: KIO może odmówić udziału zdalnego (postanowieniem, bez skargi do sądu), jeżeli warunki po stronie uczestnika „nie licują z powagą Izby” lub utrudniają czynności – wtedy uznaje się, że uczestnik nie stawił się (art. 549 ust. 5–6 PZP).

3) Pełnomocnictwo

• Ustne pełnomocnictwo do protokołu – nowelizacja potwierdza praktykę, iż w toku postępowania odwoławczego można je udzielić na rozprawie/posiedzeniu oświadczeniem strony/uczestnika, wciągniętym do protokołu (art. 511 ust. 1a PZP).

4) Obowiązki i terminy po stronie zamawiającego

• Odpowiedź na odwołanie: termin wyznacza Prezes KIO, ale nie krótszy niż 5 dni od przekazania odwołania/kopii; odpowiedź musi zawierać stanowisko, w tym zarzuty/twierdzenia i dowody (art. 521 PZP).

• Zawiadomienie wykonawców: Zamawiający w 2 dni od otrzymania odwołania przekazuje je (lub kopię) innym uczestnikom; jeśli dotyczy ogłoszenia/dokumentów zamówienia – publikuje na stronie i wzywa do przystąpienia (art. 524 PZP).

5) Przystąpienie wykonawców

• 3 dni na zgłoszenie przystąpienia od dnia otrzymania odwołania/kopii; trzeba wskazać stronę, interes, twierdzenia i dowody; zgłoszenie doręcza się Prezesowi KIO oraz przesyła zamawiającemu i odwołującemu. Oczywiście należy dołączyć dokument umocowania (art. 525 ust. 1–2 PZP). załączników.

6) Reżim dowodowy

• Wniosek dowodowy musi jednoznacznie oznaczać dowód i fakty do wykazania (art. 534 ust. 1a PZP).

• Generalna zasada: dowody przedstawiamy z odwołaniem, odpowiedzią, przystąpieniem lub najpóźniej w dniu poprzedzającym wyznaczony termin rozprawy/posiedzenia – w przeciwnym razie utrata prawa powoływania dowodów w toku postępowania (art. 535 ust. 1 PZP). Są wyjątki: gdy wcześniejsze pozyskanie nie było możliwe lub potrzeba powołania powstała w toku sprawy – wtedy do zamknięcia rozprawy (art. 535 ust. 2 PZP).

• Sankcja za spóźnione dowody została doprecyzowana także przy podstawach wydania wyroku bez przeprowadzania dowodów – jeśli dowody „powołano jedynie dla zwłoki” albo strona/uczestnik utracili prawo ich powoływania (zm. art. 541 PZP).

7) Terminy i organizacja rozpoznania

• Bieg terminu na rozpoznanie odwołania liczony jest – gdy było wezwanie z art. 518 ust. 1 – od dnia uzupełnienia/poprawienia odwołania albo złożenia dowodu wpisu/umocowania (art. 544 ust. 1 zd. 2 PZP). Prezes KIO może zarządzić zdalną rozprawę lub zdalne posiedzenie (art. 544 ust. 3a PZP).

• Rozprawa może być poprzedzona posiedzeniem jawnym (art. 545 ust. 1 PZP).

• Doręczenia orzeczeń: orzeczenie lub odpis z uzasadnieniem doręcza się niezwłocznie po sporządzeniu uzasadnienia (art. 560 PZP).

Przepisy przejściowe

• Sprawy odwoławcze wszczęte i niezakończone przed 13 marca 2026 r. – stosujemy dotychczasowe brzmienie PZP.

• Odwołania wszczęte po 13 marca 2026 r., ale dotyczące postępowań/konkursów rozpoczętych wcześniej – również stosujemy dotychczasowe brzmienie PZP.

• Wyjątek: odwołania na zaniechanie wszczęcia postępowania lub zorganizowania konkursu – stosuje się nowe przepisy (po 13 marca 2026 r.). (art. 44 ustawy deregulacyjnej)