Zamawiający kończy trzyletnią umowę na ochronę obiektu. Usługa działa, wykonawca sprawdzony, nowe postępowanie oznacza kilka miesięcy pracy i ryzyko przerwy w ochronie. W SWZ znalazło się zdanie: „Zamawiający przewiduje wznowienia”. Czy to wystarczy, żeby przedłużyć umowę o kolejny rok? Nie. Poniżej wyjaśniamy, czym wznowienie jest w Prawie zamówień publicznych, czym różni się od prawa opcji i zamówienia podobnego oraz jak skonstruować klauzulę, która rzeczywiście zadziała.

Czym jest wznowienie i dlaczego trudno je znaleźć w ustawie

Ustawa Pzp nie zawiera definicji wznowienia. Pojęcie pojawia się w niej niemal wyłącznie w przepisach o szacowaniu wartości zamówienia. Zgodnie z art. 31 ust. 2 Pzp przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji oraz wznowień. Z kolei art. 35 ust. 1 Pzp określa sposób ustalania wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się albo podlegające wznowieniu w określonym czasie. Trzecim miejscem jest okresowe ogłoszenie informacyjne w zamówieniach sektorowych (art. 370 ust. 6 pkt 2 Pzp).

Źródłem pojęcia jest prawo unijne. Dyrektywa 2014/24/UE przy obliczaniu szacunkowej wartości zamówienia każe uwzględniać wszelkie opcje oraz wznowienia zamówienia wyraźnie określone w dokumentach zamówienia. To ostatnie sformułowanie jest kluczowe: wznowienie ma sens tylko wtedy, gdy zostało opisane z góry.

Urząd Zamówień Publicznych w komentarzu do ustawy wyjaśnia, że wznowienie polega na ponownym wykonaniu tych samych dostaw lub usług, które były przewidziane w pierwotnej umowie. UZP podkreśla przy tym dwie cechy: wznowienie nie wymaga zmiany umowy i dotyczy umów terminowych, które – zgodnie z zawartymi w nich warunkami – podlegają przedłużeniu na kolejny okres na podstawie decyzji zamawiającego.

W praktyce: wznowienie to przedłużenie realizacji tego samego świadczenia na kolejny okres, na warunkach zapisanych wcześniej w umowie podstawowej. Nie jest nowym postępowaniem, nie jest aneksem i nie jest zmianą umowy w rozumieniu art. 455 Pzp.

Wznowienie a prawo opcji i zamówienie podobne

Najczęstszy błąd w dokumentacji polega na zaznaczeniu w ogłoszeniu rubryki o wznowieniach, gdy zamawiający w rzeczywistości planuje udzielenie zamówienia podobnego z wolnej ręki. To dwa różne instrumenty o różnych skutkach proceduralnych.

Kryterium	Wznowienie	Prawo opcji (art. 441 Pzp)	Zamówienie podobne (art. 214 ust. 1 pkt 7 Pzp)
Podstawa działania	Wyłącznie postanowienia umowy podstawowej – ustawa nie reguluje warunków	Postanowienia umowy plus wymogi ustawowe z art. 441 ust. 1 Pzp	Nowe postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki
Skutek	Kontynuacja tej samej umowy na kolejny okres	Zmiana zakresu świadczenia w ramach tej samej umowy	Zawarcie nowej umowy z dotychczasowym wykonawcą
Przedmiot	Te same dostawy lub usługi co w umowie pierwotnej	Zakres opcjonalny opisany w dokumentach zamówienia	Powtórzenie podobnych usług lub robót budowlanych
Wartość	Uwzględniana w wartości zamówienia podstawowego (art. 31 ust. 2 Pzp)	Uwzględniana w wartości zamówienia podstawowego (art. 31 ust. 2 Pzp)	Uwzględniana w wartości zamówienia podstawowego (art. 31 ust. 1 Pzp)
Czy potrzebny aneks	Nie – wznowienie wykonuje umowę, nie zmienia jej	Nie – skorzystanie z opcji jest wykonaniem umowy	Nie dotyczy – powstaje odrębna umowa
Typowe zastosowanie	Ochrona, sprzątanie, usługi pocztowe, dostawa energii, serwis, licencje	Zwiększenie wolumenu dostaw, dodatkowy zakres prac	Powtórzenie etapu robót, kolejna transza usług

Różnica jest zasadnicza. Przy wznowieniu i opcji cały czas poruszamy się w granicach jednej umowy zawartej w wyniku jednego postępowania. Przy zamówieniu podobnym trzeba przeprowadzić odrębne postępowanie w trybie z wolnej ręki, wynegocjować warunki i zawrzeć nową umowę – z całą związaną z tym dokumentacją, ogłoszeniem o wyniku i sprawozdawczością.

Co musi znaleźć się w dokumentach zamówienia i w umowie

Ponieważ ustawa nie zawiera dla wznowień odpowiednika art. 441 Pzp, całą konstrukcję trzeba zbudować samodzielnie. Minimalny zakres, który rekomendujemy:

• Liczba i długość okresów wznowienia – na przykład „umowa może zostać wznowiona dwukrotnie, każdorazowo na okres 12 miesięcy”. Bez limitu klauzula grozi przekształceniem umowy w bezterminową.
• Zakres świadczenia w okresie wznowienia – tożsamy z zakresem podstawowym. Każde rozszerzenie przedmiotu to już nie wznowienie.
• Tryb uruchomienia – jednostronne oświadczenie zamawiającego, termin jego złożenia (na przykład nie później niż 30 dni przed upływem okresu obowiązywania umowy) i forma.
• Warunki finansowe – ceny jednostkowe obowiązujące w okresie wznowienia oraz zasady ich ewentualnej zmiany. Jest to najczęściej pomijany element.
• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy, ubezpieczenie i gwarancje – obowiązek przedłużenia na okres wznowienia wraz z terminem przedłożenia dokumentów.
• Kary umowne i ich łączny limit – należy przesądzić, czy limit odnosi się do całej umowy łącznie ze wznowieniami, czy do każdego okresu odrębnie.
• Zastrzeżenie budżetowe – uzależnienie wznowienia od zapewnienia środków w planie finansowym, co odpowiada zasadom zaciągania zobowiązań wieloletnich przez jednostki sektora finansów publicznych.
• Odzwierciedlenie wznowienia w ogłoszeniu o zamówieniu – łącznie z opisem, ile razy i na jaki okres zamówienie może zostać wznowione.

Wznowienie a wartość zamówienia i próg stosowania ustawy

Wartość planowanych wznowień wchodzi do wartości zamówienia podstawowego (art. 31 ust. 2 Pzp). Konsekwencje są praktyczne i bardzo konkretne. Umowa na usługi o wartości 150 000 zł rocznie, z przewidzianymi dwoma wznowieniami po 12 miesięcy, ma wartość szacunkową 450 000 zł, a nie 150 000 zł. To ta wartość decyduje o tym, czy stosujemy ustawę (od 1 stycznia 2026 r. próg dla zamówień klasycznych zamawiających publicznych wynosi 170 000 zł) i czy zamówienie przekracza progi unijne.

Pominięcie wartości wznowień naraża zamawiającego na zarzut zaniżenia wartości zamówienia i zastosowania niewłaściwej procedury (art. 29 ust. 1 Pzp) – jeden z częściej stwierdzanych w kontrolach uchybień, zwłaszcza przy projektach finansowanych ze środków unijnych, gdzie skutkiem bywa korekta finansowa.

Wartość wznowień powinna też zostać uwzględniona w planie postępowań o udzielenie zamówień (art. 23 Pzp) oraz spójnie ujęta w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach – jako składowa wartości umowy podstawowej, a nie odrębne zamówienie.

Ile może trwać umowa razem ze wznowieniami

Zgodnie z art. 434 ust. 1 Pzp umowę zawiera się na czas oznaczony. Umowę, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, można zawrzeć na okres dłuższy niż 4 lata tylko wtedy, gdy wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego albo jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty (art. 434 ust. 2 Pzp).

Okresy wznowień wliczają się do łącznego czasu trwania umowy. Umowa na 3 lata z dwoma rocznymi wznowieniami to w istocie zobowiązanie pięcioletnie i wymaga uzasadnienia z art. 434 ust. 2 Pzp – przygotowanego przed wszczęciem postępowania, a nie dopiero w momencie podejmowania decyzji o wznowieniu.

Czy wykonawca może odmówić wznowienia

Odpowiedź zależy wyłącznie od tego, jak sformułowano klauzulę, i ta różnica bywa w praktyce lekceważona.

• Jeżeli umowa przyznaje zamawiającemu jednostronne uprawnienie do przedłużenia stosunku prawnego na kolejny okres, a wykonawca przyjął taki warunek, składając ofertę, oświadczenie zamawiającego wywołuje skutek bez udziału wykonawcy. Odmowa świadczenia jest wówczas niewykonaniem umowy ze wszystkimi tego konsekwencjami.
• Jeżeli klauzula mówi jedynie, że „strony mogą przedłużyć umowę”, do przedłużenia potrzebne są zgodne oświadczenia obu stron. Taka konstrukcja to w istocie zmiana umowy, która wymaga podstawy z art. 455 Pzp – a to zupełnie inna ścieżka i inne ryzyko.

W piśmiennictwie spotyka się pogląd, że wznowienie – inaczej niż opcja – zawsze wymaga zgody wykonawcy. Spór ten traci znaczenie, jeżeli klauzula jest napisana precyzyjnie: albo wprost zastrzega jednostronne uprawnienie zamawiającego, albo wprost przewiduje wymóg porozumienia stron. Zamawiający, któremu zależy na pewności kontynuacji, powinien wybrać wariant pierwszy i dodać sankcję na wypadek odmowy.

Cena w okresie wznowienia

Wznowienie nie jest okazją do renegocjacji wynagrodzenia. Skoro jest wykonaniem umowy, obowiązują ceny z oferty – chyba że umowa przewiduje mechanizm ich zmiany.

Przy umowach zawieranych na okres dłuższy niż 6 miesięcy obowiązkowa jest klauzula waloryzacyjna z art. 439 ust. 1 Pzp, dotycząca zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia. Przy umowach zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy dochodzą postanowienia o zmianie wynagrodzenia w związku ze zmianą przepisów, o których mowa w art. 436 pkt 4 lit. b Pzp (stawka VAT, minimalne wynagrodzenie, składki, wpłaty do PPK). Umowa ze wznowieniami z założenia jest długoterminowa, więc oba mechanizmy trzeba przemyśleć pod kątem całego horyzontu, łącznie z okresami wznowień, a nie tylko okresu podstawowego.

Najczęstsze błędy

• Ogólnikowe „zamawiający przewiduje wznowienia” bez wskazania liczby okresów, ich długości i warunków – w praktyce klauzula pusta.
• Zaznaczenie w ogłoszeniu wznowień, gdy w SWZ opisano zamówienie podobne z art. 214 ust. 1 pkt 7 Pzp – niespójność dokumentacji i ryzyko zarzutu na etapie kontroli.
• Nieujęcie wartości wznowień w szacowaniu wartości zamówienia.
• Brak mechanizmu cenowego i waloryzacyjnego obejmującego okres wznowienia.
• Przekroczenie granicy z art. 434 Pzp bez uzasadnienia przesłanek z ust. 2 tego przepisu.
• Przenoszenie konstrukcji wznowienia na roboty budowlane – zarówno dyrektywa, jak i stanowisko UZP wiążą wznowienie z dostawami i usługami; dla robót właściwe jest zamówienie podobne.
• Traktowanie wznowienia jako sposobu na uniknięcie nowego postępowania, gdy nie zostało ono przewidziane w dokumentach pierwotnego zamówienia – to w istocie udzielenie zamówienia z pominięciem ustawy.

Podsumowanie

Wznowienie jest wygodne, bo pozwala kontynuować sprawdzoną usługę bez nowego postępowania, i ryzykowne, bo ustawa właściwie go nie reguluje. Cały ciężar spoczywa na etapie przygotowania postępowania: w opisie przedmiotu zamówienia, w projektowanych postanowieniach umowy i w ogłoszeniu. Zamawiający, który zapisze liczbę i długość okresów wznowienia, tryb jego uruchomienia, warunki finansowe oraz obowiązki wykonawcy w przedłużonym okresie – i uwzględni wartość wznowień w szacowaniu – ma narzędzie realne. Zamawiający, który poprzestanie na jednym zdaniu w SWZ, w momencie decyzji o przedłużeniu zostanie z niczym.

Jeżeli przygotowują Państwo postępowanie, w którym kontynuacja usługi ma znaczenie operacyjne, warto zweryfikować projekt umowy pod tym kątem przed publikacją ogłoszenia. Po otwarciu ofert możliwości korekty są już znacznie mniejsze.

Powyższy materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny — nie stanowi porady prawnej ani opinii w konkretnej sprawie. Ocena konkretnego stanu faktycznego wymaga indywidualnej analizy. Stan prawny: ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793).

Dominik Styczyński — radca prawny, ekspert z zakresu prawa zamówień publicznych, reprezentujący wykonawców i zamawiających przed Krajową Izbą Odwoławczą