Przekształcenie spółki handlowej w inną spółkę handlową w trakcie przetargu nie oznacza zmiany wykonawcy. Spółka przekształcona jest tym samym podmiotem, który złożył ofertę, a zmienia się wyłącznie jej forma prawna. Wykonawca musi jednak składać podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień ich złożenia, czyli po wpisie przekształcenia już jako spółka w nowej formie, a zamawiający powinien ocenić je na podstawie aktualnego odpisu z KRS.

Wyjaśniamy, od kiedy przekształcenie wywołuje skutki w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, czyje informacje z Krajowego Rejestru Karnego trzeba złożyć po zmianie formy prawnej i co dzieje się z pełnomocnictwami, wadium, doświadczeniem oraz zawartą już umową. Omawiamy też przypadek z praktyki, listę kontrolną dla obu stron postępowania i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Na czym polega przekształcenie spółki i kiedy następuje

Przekształcenie to zmiana formy prawnej spółki bez jej likwidacji i bez przenoszenia majątku na nowy podmiot. Zgodnie z art. 551 § 1 Kodeksu spółek handlowych spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna oraz spółka akcyjna mogą zostać przekształcone w inną spółkę handlową. W praktyce zamówień publicznych najczęściej spotyka się przekształcenie spółki komandytowej w spółkę z o.o. oraz spółki z o.o. w spółkę akcyjną.

Przekształcenie następuje z chwilą wpisu spółki przekształconej do rejestru, który ustawa nazywa dniem przekształcenia. Jednocześnie sąd rejestrowy z urzędu wykreśla spółkę przekształcaną (art. 552 KSH). Sama uchwała wspólników nie zmienia więc niczego w toczącym się przetargu, a do dnia wpisu wykonawca działa w dotychczasowej formie.

Według art. 553 § 1 KSH spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej, a zgodnie z § 2 tego przepisu pozostaje ona podmiotem zezwoleń, koncesji i ulg przyznanych przed przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja stanowi inaczej. Sąd Najwyższy w uchwale z 29 listopada 2017 r., III CZP 68/17, wyjaśnił, że spółka poddana przekształceniu jest tym samym podmiotem, a przekształcenie nie prowadzi do sukcesji, lecz stanowi przypadek kontynuacji. Uchwała zapadła na tle art. 788 § 1 k.p.c. i dotyczyła klauzuli wykonalności, ale jej argumentacja dobrze oddaje skutki przekształcenia także w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

W praktyce spółka przekształcona otrzymuje nowy numer KRS, a zwykle zachowuje dotychczasowy NIP i REGON. Zmiana numeru KRS ma znaczenie przy uzyskiwaniu informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o czym piszemy niżej.

Czy przekształcenie spółki w trakcie przetargu oznacza zmianę wykonawcy

Nie, jeżeli jedna spółka handlowa przekształca się w inną spółkę handlową. Po upływie terminu składania ofert wykonawcy co do zasady nie można zastąpić innym podmiotem, ale przy przekształceniu żadne zastąpienie nie następuje. Oferta, wadium i złożone oświadczenia nadal należą do tego samego podmiotu.

Zamawiający nie musi więc podejmować odrębnej czynności w związku z samym przekształceniem. Powinien jedynie ustalić, od kiedy wykonawca działa w nowej formie, i odtąd posługiwać się jego aktualnymi danymi z KRS. Jeżeli wpis przekształcenia nastąpił już po złożeniu podmiotowych środków dowodowych, a zamawiający ma uzasadnione podstawy, by uznać, że nie są one już aktualne, może w każdym czasie wezwać wykonawcę do złożenia dokumentów aktualnych na dzień ich złożenia (art. 126 ust. 3 Pzp).

Inaczej wygląda przekształcenie przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną w jednoosobową spółkę kapitałową (art. 551 § 5 KSH). W uchwale III CZP 68/17 Sąd Najwyższy odróżnił tę sytuację od przekształcenia spółek, wskazując, że między przedsiębiorcą przekształcanym a spółką przekształconą nie zachodzi tożsamość podmiotowa, lecz następstwo prawne będące odmianą sukcesji uniwersalnej. Ocena, czy spółka może kontynuować udział w przetargu w miejsce przedsiębiorcy, wymaga wtedy osobnej analizy. Przedsiębiorca planujący takie przekształcenie w toku postępowania powinien liczyć się z ryzykiem sporu i przygotować pełną dokumentację kwalifikacji podmiotowej spółki.

Podmiotowe środki dowodowe po przekształceniu spółki

Podmiotowe środki dowodowe składa się aktualne na dzień ich złożenia (art. 126 ust. 1 Pzp). Jeżeli wpis przekształcenia nastąpił przed złożeniem dokumentów, wykonawca składa je jako spółka przekształcona, a zamawiający ocenia je według jej aktualnego odpisu z KRS.

Najwięcej wątpliwości budzą informacje z Krajowego Rejestru Karnego. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a i b rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych zamawiający może żądać informacji z KRK w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp oraz w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego. Informacja ma być sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.

Czyje informacje z KRK złożyć po zmianie formy prawnej

Art. 108 ust. 1 pkt 2 Pzp obejmuje urzędujących członków organu zarządzającego lub nadzorczego wykonawcy, wspólników spółki jawnej lub partnerskiej, komplementariuszy w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej oraz prokurentów. Krąg tych osób zależy od formy prawnej wykonawcy, więc przekształcenie zwykle go zmienia, co pokazuje poniższe zestawienie.

Forma prawna wykonawcy	Osoby, których dotyczą informacje z KRK (art. 108 ust. 1 pkt 2 Pzp)
Spółka jawna	wszyscy wspólnicy i prokurenci
Spółka partnerska	wszyscy wspólnicy, członkowie zarządu (jeżeli go powołano) i prokurenci
Spółka komandytowa	komplementariusze i prokurenci
Spółka komandytowo-akcyjna	komplementariusze, członkowie rady nadzorczej (jeżeli ją ustanowiono) i prokurenci
Spółka z o.o.	członkowie zarządu, członkowie rady nadzorczej (jeżeli ją powołano) i prokurenci
Prosta spółka akcyjna	członkowie zarządu i rady nadzorczej (jeżeli ją ustanowiono) albo członkowie rady dyrektorów oraz prokurenci
Spółka akcyjna	członkowie zarządu i rady nadzorczej oraz prokurenci

Po przekształceniu spółki komandytowej w spółkę z o.o. wykonawca składa więc informacje z KRK dla członków zarządu nowej spółki, a nie dla komplementariusza. W praktyce bywa to to samo grono osób, bo członkowie zarządu dawnego komplementariusza często obejmują funkcje w zarządzie spółki przekształconej.

W spółce komandytowej, której komplementariuszem jest spółka z o.o., praktyka jest niejednolita. Część zamawiających żąda informacji z KRK dla członków zarządu komplementariusza, choć komplementariusz jako osoba prawna nie może zostać skazany za przestępstwo. Po przekształceniu w spółkę z o.o. ten problem znika, bo przepis wprost obejmuje członków zarządu wykonawcy.

Informacja z KRK o podmiocie zbiorowym po przekształceniu

Art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp dotyczy zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne orzeczonego wobec samego wykonawcy. Wobec spółki taki zakaz orzeka się przede wszystkim na podstawie art. 9 ust. 1 pkt 4 ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, a informacja z KRK o podmiocie zbiorowym pokazuje, czy taki zakaz figuruje w rejestrze. Dotyczy to każdej z form spółki wymienionych w tabeli.

Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym dane identyfikujące podmiot zbiorowy podaje się w zapytaniu na podstawie aktualnego odpisu z KRS. Inny dokument można wykorzystać tylko wtedy, gdy dane w KRS nie odpowiadają aktualnemu stanowi prawnemu albo podmiot nie jest wpisany do KRS. Po przekształceniu wykonawca powinien zatem wskazać w zapytaniu nowy numer KRS i nową firmę.

Otwarte pozostaje pytanie, czy zapytanie złożone według nowych danych ujawni zapisy dokonane jeszcze pod danymi spółki przekształcanej. Z zasady tożsamości wynika, że zakaz orzeczony wobec spółki przed przekształceniem nadal by ją wiązał. Zamawiający, który chce usunąć tę wątpliwość, może najpierw zapytać Biuro Informacyjne KRK o sposób wyszukiwania takich zapisów, a dopiero potem rozważyć wezwanie wykonawcy.

Oświadczenia, pełnomocnictwa i reprezentacja

Oświadczenie z art. 125 ust. 1 Pzp, w tym JEDZ, złożone przez spółkę przekształcaną pozostaje oświadczeniem tego samego wykonawcy. Jeżeli zamawiający żąda oświadczenia o aktualności informacji zawartych w tym oświadczeniu, wykonawca składa je już jako spółka przekształcona, podpisane zgodnie z jej nowym sposobem reprezentacji. Warto dołączyć krótkie pismo informujące o przekształceniu wraz z odpisem z KRS.

Pełnomocnictwo udzielone przez spółkę przekształcaną co do zasady nie wygasa, bo mocodawcą pozostaje ten sam podmiot (art. 553 § 1 KSH). Jeżeli jednak w wyniku przekształcenia zmieniły się osoby uprawnione do reprezentacji, bezpieczniej jest uzyskać nowe pełnomocnictwo albo potwierdzenie dotychczasowego przez nowy zarząd.

Od dnia przekształcenia dokumenty podpisują osoby wskazane w odpisie z KRS spółki przekształconej. Spółkę komandytową reprezentował komplementariusz, a spółkę z o.o. reprezentuje zarząd w sposób określony w umowie spółki.

Jeżeli informacja z KRK została wydana w postaci papierowej, wykonawca przekazuje jej cyfrowe odwzorowanie z poświadczeniem zgodności z dokumentem w postaci papierowej (§ 6 ust. 2-4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r.). W postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne poświadczenie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a poniżej progów unijnych także podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Poświadczenia dokonuje sam wykonawca w zakresie dotyczących go dokumentów, a może go dokonać również notariusz.

Doświadczenie, wadium i umowa po przekształceniu

Doświadczenie zdobyte przez spółkę przekształcaną jest doświadczeniem tego samego podmiotu. Wykonawca może się na nie powołać w warunkach udziału w postępowaniu, także na podstawie referencji wystawionych na poprzednią firmę. Zamawiający powinien jedynie widzieć związek między firmami, który wynika z odpisu pełnego z KRS spółki przekształconej, gdzie odnotowuje się sposób jej powstania.

Wadium wniesione w pieniądzu nie sprawia problemów, bo podlega zwrotowi temu samemu podmiotowi. Przy gwarancji wadialnej warto sprawdzić, czy jej treść nie uzależnia odpowiedzialności gwaranta od zachowania formy prawnej zleceniodawcy. W razie wątpliwości wykonawca może poprosić gwaranta o potwierdzenie, że gwarancja obejmuje spółkę po przekształceniu.

Jeżeli przekształcenie nastąpi przed zawarciem umowy, zamawiający wskazuje w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty i w umowie aktualne dane z KRS. Dobrą praktyką jest dopisek o poprzedniej formie prawnej, na przykład „dawniej: X spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa”.

Przekształcenie spółki w trakcie realizacji umowy nie zmienia strony umowy, bo wykonawca pozostaje tym samym podmiotem. Aneks, którym strony aktualizują firmę, formę prawną i numer KRS wykonawcy, ma więc charakter porządkowy. Art. 455 ust. 1 pkt 2 lit. b Pzp, który wymienia przekształcenie wśród przypadków sukcesji pozwalających zastąpić dotychczasowego wykonawcę nowym, ma znaczenie przede wszystkim tam, gdzie dochodzi do następstwa prawnego, na przykład przy przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną w spółkę. Zmiana jest wtedy dopuszczalna, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia, zmiana nie pociąga za sobą innych istotnych zmian umowy i nie ma na celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. Ostrożny zamawiający może te same okoliczności sprawdzić także przy przekształceniu spółek i odnotować to w aneksie.

Przypadek z praktyki: spółka komandytowa przekształcona w spółkę z o.o. w trakcie badania ofert

Zamawiający prowadził przetarg nieograniczony na dostawę sprzętu, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Ofertę w jednej z części złożyła spółka z o.o. spółka komandytowa. Jej komplementariuszem była spółka z o.o., której zarząd tworzyły dwie osoby, będące jednocześnie komandytariuszami.

Zamawiający wezwał wykonawcę do złożenia informacji z KRK w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 Pzp. Kilka dni później, jeszcze przed upływem terminu, sąd rejestrowy wpisał przekształcenie spółki komandytowej w spółkę z o.o. Spółka otrzymała nowy numer KRS, zachowała NIP i REGON, a jej zarząd tworzyły te same dwie osoby.

W terminie wykonawca złożył informacje z KRK dla obu członków zarządu oraz informację o podmiocie zbiorowym wystawioną na spółkę z o.o. Zamawiający uznał, że dokumenty dotyczą komplementariusza, i rozważał wezwanie wykonawcy do ich uzupełnienia.

Analiza odpisu z KRS pokazała, że informacja o podmiocie zbiorowym wskazywała numer KRS spółki przekształconej, czyli dotyczyła samego wykonawcy, a nie komplementariusza. Obie osoby były urzędującymi członkami zarządu wykonawcy, a spółka nie miała rady nadzorczej ani prokurentów. Dokumenty obejmowały więc pełny zakres art. 108 ust. 1 pkt 2 i 4 Pzp, były aktualne na dzień złożenia i zostały przekazane w prawidłowej formie.

Wynik byłby taki sam przy ocenie wykonawcy jako spółki komandytowej. Zarząd dawnego komplementariusza i zarząd spółki przekształconej tworzyły te same osoby, więc spór o zakres art. 108 ust. 1 pkt 2 Pzp nie miał tu znaczenia. Zarekomendowaliśmy uznanie dokumentów za wystarczające, opisanie przekształcenia w protokole postępowania oraz oznaczenie wykonawcy w zawiadomieniu i umowie według aktualnego KRS.

Jedyną wątpliwością było to, czy zapytanie o podmiot zbiorowy według nowego numeru KRS obejmuje ewentualne zapisy dokonane pod danymi spółki komandytowej. Nie uznaliśmy tego za podstawę do wezwania, bo wykonawca postąpił zgodnie z przepisami o identyfikacji podmiotu w zapytaniu do KRK. Wezwanie do uzupełnienia tego samego dokumentu jest co do zasady jednokrotne, dlatego zamawiający powinien z niego korzystać dopiero wtedy, gdy wie, że żądany dokument da się uzyskać.

Jak postąpić w praktyce

Wykonawca, który przekształca spółkę w trakcie postępowania, powinien wykonać kilka kroków, aby zmiana formy prawnej nie stała się źródłem sporu.

1. Zaplanuj dzień wpisu tak, aby w miarę możliwości nie przypadł między wezwaniem do złożenia podmiotowych środków dowodowych a terminem ich złożenia.
2. Niezwłocznie po wpisie poinformuj zamawiającego o przekształceniu i wskaż nowy numer KRS, co ułatwi mu samodzielne pobranie odpisu.
3. Uzyskaj informacje z KRK dla osób pełniących funkcje w spółce przekształconej oraz informację o podmiocie zbiorowym według nowego numeru KRS.
4. Sprawdź pełnomocnictwa i podpisuj dokumenty zgodnie z nowym sposobem reprezentacji.
5. Zweryfikuj treść gwarancji wadialnej i w razie wątpliwości uzyskaj potwierdzenie gwaranta.
6. Przygotuj wyjaśnienie związku między dawną a obecną firmą na potrzeby referencji i wykazu doświadczenia.

Zamawiający, który dowiaduje się o przekształceniu wykonawcy, powinien z kolei zadbać o prawidłową ocenę dokumentów i właściwe oznaczenie wykonawcy.

1. Pobierz aktualny i pełny odpis z KRS spółki przekształconej.
2. Oceń podmiotowe środki dowodowe według stanu na dzień ich złożenia.
3. Ustal krąg osób z art. 108 ust. 1 pkt 2 Pzp dla nowej formy prawnej wykonawcy.
4. Opisz przekształcenie i jego ocenę w protokole postępowania.
5. Oznacz wykonawcę w zawiadomieniu i umowie według aktualnego KRS, z dopiskiem o poprzedniej formie prawnej.
6. Przed wezwaniem na podstawie art. 128 ust. 1 Pzp upewnij się, że żądany dokument jest możliwy do uzyskania.

Podsumowanie

Przekształcenie spółki handlowej w inną spółkę handlową nie zmienia wykonawcy, bo zgodnie z art. 553 § 1 KSH spółka przekształcona kontynuuje byt spółki przekształcanej. Oferta, wadium, doświadczenie i pełnomocnictwa pozostają przy tym samym podmiocie, a skutki przekształcenia powstają dopiero z dniem wpisu do KRS.

Zmienia się natomiast krąg osób, których dotyczą informacje z KRK, oraz dane identyfikujące wykonawcę, w tym numer KRS. Wykonawca powinien od razu poinformować zamawiającego o przekształceniu i składać dokumenty według nowej formy prawnej, a zamawiający oceniać je na podstawie aktualnego odpisu z KRS i opisać całą sytuację w protokole. Inaczej należy podchodzić do przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, które wymaga odrębnej analizy.

Najczęstsze pytania

Czy wykonawca może przekształcić spółkę w trakcie przetargu?

Tak. Ani Kodeks spółek handlowych, ani Prawo zamówień publicznych nie zakazują przekształcenia w toku postępowania. Spółka przekształcona jest tym samym wykonawcą, więc jej oferta pozostaje ważna, ale dokumenty musi składać według stanu po przekształceniu.

Czy po przekształceniu spółki trzeba złożyć nową ofertę?

Nie. Przekształcenie spółki handlowej w inną spółkę handlową nie zmienia podmiotu, który złożył ofertę (art. 553 § 1 KSH). Oferta, wadium i złożone oświadczenia nadal należą do tego samego wykonawcy.

Od kiedy przekształcenie wywołuje skutki w postępowaniu?

Od dnia wpisu spółki przekształconej do KRS (art. 552 KSH). Do tego dnia wykonawca działa w dotychczasowej formie, nawet jeżeli wspólnicy podjęli już uchwałę o przekształceniu.

Czyje informacje z KRK złożyć po przekształceniu spółki komandytowej w spółkę z o.o.?

Informacje o osobach składa się dla członków zarządu spółki z o.o., członków jej rady nadzorczej, jeżeli ją powołano, oraz prokurentów. Do tego dochodzi informacja o podmiocie zbiorowym wystawiona według nowego numeru KRS spółki.

Czy spółka po przekształceniu może wykazać doświadczenie spółki przekształcanej?

Tak. Doświadczenie zdobyte przed przekształceniem należy do tego samego podmiotu. Referencje wystawione na poprzednią firmę warto uzupełnić odpisem pełnym z KRS, który pokazuje związek między firmami.

Czy przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. działa tak samo?

Nie. Przy przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną (art. 551 § 5 KSH) dochodzi do następstwa prawnego, a nie do tożsamości podmiotu. Kontynuacja udziału w przetargu przez spółkę wymaga wtedy osobnej analizy i niesie większe ryzyko.

Co z umową zawartą przed przekształceniem wykonawcy?

Umowa nadal obowiązuje, a jej stroną pozostaje ten sam wykonawca. Zmianę firmy, formy prawnej i numeru KRS dokumentuje się zwykle aneksem o charakterze porządkowym. Art. 455 ust. 1 pkt 2 lit. b Pzp ma znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy przekształcenie prowadzi do następstwa prawnego, jak przy przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną.

Powyższy materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny – nie stanowi porady prawnej ani opinii w konkretnej sprawie. Ocena konkretnego stanu faktycznego wymaga indywidualnej analizy. Opisany przypadek z praktyki został zanonimizowany i uproszczony. Stan prawny na 14 października 2026 r.: ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 793), w szczególności art. 108 ust. 1 pkt 2 i 4, art. 126 i art. 455 ust. 1 pkt 2 lit. b; ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18 z późn. zm.), w szczególności art. 551-553; ustawa z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1822 z późn. zm.), w szczególności art. 9 ust. 1 pkt 4; rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415 z późn. zm.), w szczególności § 2 ust. 1 pkt 1; rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452), w szczególności § 6; rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lipca 2015 r. w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1817), w szczególności § 3 ust. 2.

Dominik Styczyński – radca prawny, ekspert z zakresu prawa zamówień publicznych, reprezentujący wykonawców i zamawiających przed Krajową Izbą Odwoławczą